وضعت شوبارد إجراءات التظلم الحالية وفقًا لمبادئ الأمم المتحدة التالية: الشرعية، وإمكانية الوصول، والقدرة على التنبؤ، والإنصاف، والتوافق مع (حقوق) الإنسان، والشفافية، والتعلم القائم على الحوار والمستمر لتحقيق نتيجتها الرئيسية وهي مساعدة الأشخاص الذين قد تكون حقوقهم قد تضررت.

سيتم التعامل مع كل تظلم وفقًا للإجراءات التالية:

1. استلام التظلم

يتم استلام التظلم، وتسجيله في النظام، والتعامل معه بسرية تامة، وإبلاغ صاحب المصلحة المعني به.

2. النطاق - قابلية التطبيق

سيشرف قسم استدامة الشركة على الدراسة الأولية للتظلم، وما إذا كان التظلم يتعلق بعمليات شوبارد، أو بسياساتها أو إجراءاتها. إذا كان التظلم ليس ضمن نطاق شوبارد أو إذا تم تناوله بموجب سياسة شوبارد التأديبية والتظلم لموظفي شوبارد، فسيتم إغلاقه، وسيتم إبلاغ صاحب المصلحة المعني بذلك.

وإلا، ستستمر العملية إلى الخطوة التالية (المرحلة 3 أدناه).

3. إجراء التحقيق

ستقوم لجنة التظلمات بالتحقيق في التظلم، وتتألف اللجنة من المدير المالي (CFO)، والمدير القانوني، ورئيس قسم استدامة الشركة.

ستبذل شوبارد قصارى جهدها لإبلاغ صاحب المصلحة المعني بالإطار الزمني المتوقع للنظر في التظلم، وحيثما أمكن، حله. وسيظل صاحب المصلحة على علم تام بتقدم الإجراءات في كل مرحلة.

يشمل التحقيق إجراءات مختلفة قائمة على الحوار (القائمة ليست شاملة)

• الاستماع إلى صاحب المصلحة الذي قدم التظلم (إذا لم يكن مقدمًا بشكل مجهول)
• الاستماع إلى الشخص الذي قُدِّم التظلم ضده (إذا كان ذلك ممكنًا)
• البحث عن أي شهود محتملين واستجوابهم.

4. النتائج

ستقوم لجنة التظلمات بإعداد تقرير يتضمن توصيات و/أو إجراءات لاتخاذ تدابير مناسبة من قبل شوبارد وفقًا للمعايير والقواعد الدولية.

سيتم مناقشة هذا التقرير مع صاحب المصلحة المعني و/أو الأطراف المعنية (حيثما كان ذلك مناسبًا).

5. المراقبة

بناءً على الإطار الزمني، سيتابع قسم استدامة الشركة المراحل المختلفة ويرصد تقدم الإجراءات. ثم سيتم إغلاق القضية بعد التنفيذ الكامل للإجراءات (التصحيحية) المحددة في المرحلة 4.